Lecture 3 : 22/11/2010

ระบบสารสนเทศสำหรับประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction Processing System : TPS)

ระบบสารสนเทศแบ่งตามลักษณะงานที่สนับสนุน

·        ระบบสารสนเทศสำหรับการจัดการ (Management Information System) เป็นระบบที่ต่อยอดมาจาก TPS

·        ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System)  ระบบที่แยกออกมา เพื่อช่วยสนับสนุนพนักงาน ผู้จัดการในการตัดสินใจ

·        ระบบสนับสนุนผู้บริหาร (Executive Support System) เป็นระบบสำหรับ  CEO,CFO  ซึ่งจะใช้ในแง่การกำหนดกลยุทธ์

·        ระบบอัจฉริยะ (Intelligence System) คือการใช้ระบบคอมพิวเตอร์มาคิดแทนคนในองค์กร

ระบบสารสนเทศสำหรับประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง (TPS) พัฒนาขึ้นครั้งแรกตั้งแต่ช่วงกลางทศวรรษ 1950s ซึ่งเป็นช่วงสงครามโลก จะสังเกตได้ว่าเทคโนโลยีต่างๆนั้น มักกำเนิดมาจากสงคราม   ระบบสารสนเทศสำหรับประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลงจะช่วยในเรื่องของการทำงานที่มีลักษณะการทำงานที่ซ้ำๆกัน (Repetitive) ซึ่งทำหน้าที่ในการรวบรวม และจัดระเบียบรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction)   ระบบนี้เป็นระบบที่สนับสนุนการปฏิบัติงานหลักขององค์กร เอื้ออำนวยให้การปฏิบัติงานประจำสามารถทำได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็ว  เช่น การซื้อวัตถุดิบ การวางบิลลูกค้า การคำนวณเงินเดือน การส่งสินค้าไปยังลูกค้า ฯลฯ  ดังนั้น TPS จึงเป็นระบบที่มีความสำคัญมาก เนื่องจากเปรียบเสมือนศูนย์กลางของการทำธุรกิจ เพราะข้อมูลทุกอย่างที่จะไประบบอื่น จำต้องผ่านระบบนี้ก่อน

Characteristics of Transaction Processing Systems

ü เชื่อถือได้  ระบบต้องสามารถทำงานได้อย่างถาวร 

ü มีความเป็นมาตรฐาน  การใส่ข้อมูลจะต้องมีการกำหนดแน่ชัดว่าต้องใส่ข้อมูลแบบไหน เพื่อไม่ให้ข้อมูลเกิดความผิดพลาดเพราะการอนุญาตให้ระบบใส่ข้อมูลอะไรก็ได้นั้นไม่มีความน่าเชื่อถือ 

ü มีการควบคุมการเข้าถึงระบบ  การเข้าใช้ระบบควรมีการกำจัดเพียงแค่พนักงานบางคนที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงได้เท่านั้น เพื่อป้องกันการเข้าไปแก้ไขข้อมูล แต่อย่างไรก็ตาม คนใช้มักไม่ค่อยมีอำนาจที่จะเปลี่ยนแปลงระบบ มีสิทธิ์แค่บันทึกข้อมูลไปตามที่เกิดขึ้นจริงเท่านั้น

TPS Characteristics

}  มีการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก

}  แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายในและผลที่ได้เพื่อตอบสนองต่อผู้ใช้ภายในองค์การเป็นหลัก

}  กระบวนการประมวลผลข้อมูลมีการดำเนินการเป็นประจำ เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์

}  มีความสามารถในการเก็บฐานข้อมูลจำนวนมาก เพราะต้องเป็นฐานให้แก่ระบบอื่น

}  มีการประมวลผลข้อมูลที่รวดเร็ว เนื่องจากมีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก

}  ความซับซ้อนในการคิดคำนวณมีน้อย  ซึ่งทำเพียงแค่เอาข้อมูลมารวมๆไว้  คิดยอดรวม ค่าเฉลี่ย  แล้วส่งให้ระบบอื่นต่อไป ไม่ต้องวิเคราะอะไรมากมาย

}  มีการรักษาความปลอดภัย ตลอดจนการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลมีความสำคัญเกี่ยวข้องโดยตรงกับ TPS

วงจรของการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง

Data Entry

คือ การบันทึกข้อมูลเป็นขั้นตอนแรกในการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจ  เช่น PoS ในซุปเปอร์มาร์เกตหรือร้านสะดวกซื้อ

Transaction Processing

                แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้

1. Real-time  การประมวลผลแบบนี้เป็นการประมวลผล  Online  เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงขึ้นมาต้องประมวลผลข้อมูลได้ทันที ซึ่งระบบนี้ต้องอาศัย Hardware, Software ที่มีคุณภาพ มีความเร็วสูง จึงอาจต้องใช้เงินลงทุนสูง  ตัวอย่างการประมวลผลแบบ Real-time เช่น การชื้อของบัตรเครดิตออนไลน์

2. Batch  เป็นการประมวลผลแบบที่ไม่จำเป็นต้องออนไลน์  ข้อมูลจะถูกรวบรวมไว้ แล้วทำการประมวลผล ณ เวลาที่กำหนด  เช่น การประมวลผลของแผนก Payroll

Database Updating

คือ  การบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูลและการจัดการกับฐานข้อมูล  ซึ่งสิ่งที่ต้องคำนึงถึง คือ

ü ความถูกต้องของข้อมูล

ü ความเป็นปัจจุบันของข้อมูล  เช่น ระบบจองตั๋วเครื่องบิน, จองโรงแรม ซึ่งหากข้อมูลไม่เป็นปัจจุบันจะยุ่งยาก 

Document and Report Generation

คือ  การออกรายงาน และเอกสารที่เกี่ยวข้อง  เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า เช็คสั่งจ่าย ใบรายการขาย ใบแสดงสถานะของลูกค้า

Inquiry Processing

                ผู้ใช้ต้องสามารถสอบถามระบบได้  เช่น  การร้องขอตรวจสอบยอดคงค้างในบัญชีลูกค้า

ผู้ใช้ระบบประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง

ได้แก่  ผู้ทำงานในระดับปฏิบัติการ (Operation level) , ผู้ควบคุมดูแลระดับล่าง (Low-level Supervisor) และผู้จัดการ

Marketing Information System Application

            การเก็บรวบรวมข้อมูล และ transaction ต่างๆในการดำเนินงานธุรกิจยังมีประโยชน์ในทางด้านการตลาดอีกด้วย  เนื่องจากเราสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาประมวลเพื่อให้องค์กรสามารถทราบได้ว่ากลุ่มลูกค้าเป้าหมายเป็นกลุ่มไหน  มีลักษณะ/พฤติกรรมการใช้จ่าย  การบริโภคสื่ออย่างไร  และบริษัทควรจะต้องทำการโฆษณา ประชาสัมพันธ์อย่างไรเพื่อให้ตรงตามกลุ่มลูกค้า  อันจะนำมาซึ่งกำไรที่เพิ่มขึ้นของบริษัท

e-Procurement 

e-Procurement  คือ กระบวนการจัดหาสินค้าและบริการที่เกิดจากการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้เพื่อปรับปรุงให้กระบวนการทำงานมีการเชื่อมโยงอย่างมีประสิทธิภาพ สะดวก รวดเร็ว และประหยัดต้นทุนค่าใช้จ่ายโดยรวม

                ตัวอย่างบริษัทที่ใช้บริการ e-Procurement  คือ TISCO  ซึ่งเป็นบริษัทที่ประกอบธุรกิจด้านเงินทุน, หลักทรัพย์ และสินเชื่อ โดย user สามารถเข้าไปดูสินค้าในระบบได้ พนักงานมีอิสระที่จะเลือกซื้ออุปกรณเครื่องใช้สำนักงานเองได้  เมื่อพนักงานเลือกสินค้าได้แล้วก็จะทำการ submit หากหัวหน้าแผนก/ผู้จัดการ approve การสั่งซื้อนั้น ระบบก็จะส่งคำสั่งซื้อไปยัง supplier  

                นอกจากนี้ยังมีการนำเสนอเรื่องดังต่อไปนี้

v RFID  คือ ระบบชี้เฉพาะอัตโนมัติแบบไร้สาย ซึ่งเป็นวิธีการระบุเอกลักษณ์วัตถุหรือตัวบุคคลโดยใช้คลื่นความถี่วิทยุ  ซึ่งมีประโยชน์ในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นในด้านการลดค่าใช้จ่ายหรือเพิ่มความรวดเร็วในกระบวนการทำงาน

v Speech Recognition  คือระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่สามารถแปลงเสียงพูด (Audio File) เป็นข้อความตัวอักษร (Text) โดยสามารถแจกแจงคำพูดต่างๆ ที่มนุษย์สามารถพูดใส่ไมโครโฟน โทรศัพท์หรืออุปกรณ์อื่นๆ และเข้าใจคำศัพท์ทุกคำอย่างถูกต้องเกือบ 100%  ในต่างประเทศ  Application ที่นำเทคโนโลยีนี้ไปใช้กันอย่างค่อนข้างแพร่หลาย ได้แก่ โทรศัพท์ตอบรับอัตโนมัติ เช่น จองตั๋วเครื่องบิน สอบถามรอบฉายภาพยนตร์ หรือการสั่งการอุปกรณ์ไฟฟ้าต่างๆด้วยเสียง

v Virtualization  เทคโนโลยี Virtualization เป็นเทคโนโลยีที่สามารถทำให้เครื่องแม่ข่าย (Server) หนึ่งเครื่อง สามารถมีระบบปฎิบัติการ (Operating System : OS) หรือระบบเสมือน (Virtual System) อยู่ภายในได้มากกว่าหนึ่งระบบ

v Information technology in Forensics Accounting  กล่าวถึงการนำระบบสารสนเทศเข้ามาใช้ในการตรวจสอบหรือสืบสวนการทำงานทางด้านบัญชีภายในองค์กร

      ·        ระบบประมวลผลรายการการเปลี่ยนแปลง (Transaction Processing System) เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง หรือมี transaction เกิดขึ้น องค์กรก็ต้องบันทึกไว้ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ต่อไป