Lecture 4 : 30/11/2010

Outsourcing, Offshoring, and IT as a Subsidiary

                การ outsource ในด้าน IT คือ การที่องค์กรเอางานในส่วนของ IT ไปให้บริษัทอื่นทำแทน ซึ่งการเลือก outsource แทนที่จะทำเองนั้น เหตุผลเพราะบางองค์กรต้องการที่จะมุ่งเน้นในงานที่ตนเองถนัด (core competency) ซึ่งทำให้ cost ในการลงทุนด้าน IT ลดลงด้วย และการ outsource ให้บริษัทที่เชี่ยวชาญทำแทนนั้นย่อมส่งผลให้งานด้าน IT มีคุณภาพมากกว่าที่เราจะพัฒนาเอง  นอกจากนี้ บางครั้งการเลือก outsource ทำให้สามารถสร้าง innovation ในองค์กรได้เร็วกว่า

                ถึงแม้ว่าการเลือก outsource จะมีข้อดีมากมาย แต่อย่างไรก็ตาม การ outsource ด้าน IT ก็มีความเสี่ยงเช่นกัน เช่น ความเสี่ยงที่ผู้ให้บริการอาจไม่พยายามพัฒนาบริการอย่างสุดความสามารถ, ความเสี่ยงที่ผู้ให้บริการจะแอบนำสินค้าไปขายให้ผู้ใช้คนอื่น หรือความเสี่ยงที่ผู้ให้บริการคิดค่าบริการเพิ่มจากฟังก์ชันอื่นๆที่เพิ่มเติมในภายหลัง

                ถึงแม้ว่าการ outsource ด้าน IT จะช่วยลดต้นทุนให้แก่องค์กรได้  แต่อย่างไรก็แล้วแต่ การ outsource ก็มีต้นทุนเช่นเดียวกัน  อาทิเช่น  ค่าใช้จ่ายในการติดต่อสื่อสารกับผู้ให้บริการ, ค่าใช้จ่ายในการส่งมอบงาน/ความรู้, ต้นทุนในการโอนข้อมูลกลับมาใน in-house เป็นต้น

                Offshore outsourcing  คือการ outsource ไปในที่คนละที่/คนละประเทศ กับที่ผู้ใช้บริการอยู่  เช่น  การที่ไทย outsource การผลิตไปที่จีน เนื่องจากมีค่าแรงถูก  ซึ่งปัจจัยที่ควรพิจารณาในการเลือกที่จะ Offshore outsourcing  มีดังนี้

ü Business & political environment in selected country  พิจารณาว่าประเทศที่เราเลือก outsource มีธุรกิจ, การเมือง, ภาษี, ค่าใช้จ่ายอย่างไร

ü Quality of infrastructure   มีโครงสร้างพื้นฐานรองรับหรือไม่

ü Risks e.g. the economy, legal environment, cultural differences  พิจารณาว่าเศรษฐกิจ, กฎหมายของที่นั้นเอื้อประโยชน์ในการที่เราจะไปทำแค่ไหน  รวมทั้ง ต้องพิจารณาความแตกต่างทางด้านวัฒนธรรมด้วย

ถึงกระนั้น งานบางประเภทก็ไม่ควรที่จะใช้การ offshore outsourcing เช่น งานที่ยังไม่เป็น routine, งานที่ยังไม่เป็น process แน่ชัด หรืองานที่มีความเสี่ยงเกินไปในเรื่องของความปลอดภัยของข้อมูลหรือทรัพย์สินทางปัญญา 

Acquiring and Developing Business Applications and Infrastructure

IT Application มีกระบวนการในการได้มา ดังนี้

1. วางแผน และระบุถึงระบบที่ต้องการ ซึ่งหากวางแผนได้ดี โครงสร้างนี้ก็จะใช้ได้กับหลายๆระบบ

2. วางโครงสร้าง IT

3. เลือกวิธีที่จะได้มาซึ่งโครงสร้างที่ได้วางแผนไว้ โดยอาจพัฒนาเอง, outsource, ซื้อสำเร็จรูป, เช่า, ร่วมกันพัฒนา หรืออาจเลือกทำหลายวิธีผสมกัน

4. ทดสอบระบบ, ติดตั้งและทำการเชื่อมโยงระบบ

5. ใช้งาน, ดูแลรักษา และอัพเดทระบบอยู่เสมอ

Business Process Redesign

                การ restructure มี 2 วิธี คือ

                1. BPR  ปรับเพียงแค่บางกระบวนการ หรือกลุ่มกระบวนการ

                2. BPM   เน้นการปรับปรุง process ตลอดเวลา

Managerial Issues

ü Global & Cultural

ü Ethical and legal issues

ü User involvement

ü Change management

ü Risk management

Case III : Dollar General Uses Integrated Software

1. Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific.

            การขยายสาขาอย่างรวดเร็วของ Dollar General  โดยการเปิดสาขาใหม่ในรัฐต่างๆ นั้นก่อให้เกิดปัญหาในระบบการจัดการอย่างมาก  เพราะสาขาที่มากขึ้นส่งผลให้มีพนักงานเพิ่มมากขึ้น  transaction ต่างๆ และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการซื้อขายก็เพิ่มมากขึ้นด้วย ซึ่งระบบเก่านั้นยังคงใช้ระบบ manual  ในการจับคู่ใบสั่งซื้อสินค้ากับ invoice อีกทั้ง แผนก IT ยังไม่สามารถทำงานได้ทันเวลา  จึงก่อให้เกิดปัญหามากมาย

2. The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?

                ระบบใหม่นี้มีความจำเป็น  เพราะเป็นระบบสามารถที่จะเพิ่มหรือลดขนาดได้ ซึ่งเหมาะสมอย่างมากสำหรับบริษัทใหญ่เช่น Dollar General ซึ่งกำลังขยายสาขาอย่างรวดเร็ว ซึ่งถึงแม้ว่า cost ในการติดตั้งระบบนี้จะค่อนข้างสูง แต่จะเป็นการช่วยประหยัดต้นทุนแก่องค์กรในภายภาคหน้า ช่วยให้องค์กรไม่ต้องจัดการกับระบบเอกสารต่างๆด้วยระบบ manual อีกต่อไปและยังมีการ integrate ข้อมูลซึ่งกันและกันระหว่างแผนก ส่งผลให้บริษัทสามารถจัดการงานได้อย่างรวดเร็ว ทันเวลา และมีประสิทธิภาพ ดังนั้น การติดตั้งระบบใหม่นี้จะส่งผลที่คุ้มค่าในอนาคตอย่างแน่นอน

3. Lawson Software Smart Notification Software (lawson.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.

                จากการศึกษานั้น Smart Notification เป็น software ที่ช่วยพัฒนาความมีประสิทธิผลของพนักงานและผลการดำเนินงานทางธุรกิจโดยการควบคุมดูแลแหล่งเก็บข้อมูลเป็นอย่างดี  มีการคัดกรองข้อมูล และส่งข้อมูลที่สำคัญและเข้าใจง่ายไปยังพนักงาน โดยข้อมูลที่ส่งไปนั้นจะส่งไปถูกคน ถูกที่ ถูกเวลา ทำให้พนักงานที่มีสิทธิ์ในการตัดสินใจสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็ว ทันเวลา และมีประสิทธิภาพ  นอกจากนี้การที่เป็น Web-based infrastructure ยังช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงระบบได้จากที่ใดก็ได้เพียงแค่มี internet เท่านั้น

จะเห็นว่า software ดังกล่าวช่วยในการจัดการข้อมูลได้เป็นอย่างดี และยังช่วยกรองข้อมูลเฉพาะข้อมูลที่สำคัญก่อนที่จะส่งให้พนักงานที่เกี่ยวข้อง ประกอบกับ Dollar General เป็นองค์ขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลเป็นจำนวนมาก ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะนำ software นี้มาใช้ ซึ่งจะช่วยลดค่าใช้จ่ายแก่องค์กรในอนาคต และยังทำให้ระบบขององค์กรมีความมั่นคงอีกด้วย

4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?

Services Automation  เป็น ERP software  ที่ช่วยในการจัดการกับทรัพยากร เวลา และค่าใช้จ่าย ซึ่งประกอบไปด้วย 3 ส่วนหลัก คือ

                - Opportunity management  ช่วยในการจัดการวิถีทางการขนส่งสินค้า  ตรวจสอบรายได้ และพยากรณ์ศักยภาพขององค์กรได้

                - Project Management   ช่วยวิเคราะห์กลยุทธ์การลงทุน และโอกาสในการลงทุน

                - Resource Management   ช่วยให้เราสามารถวิเคราะห์ทรัพยากรที่มีอยู่ได้

นอกจากนี้ ยังมีโปรแกรมสนับสนุนที่ช่วยให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญแก่พนักงานที่เกี่ยวข้องอีกด้วย  ดังนั้น ระบบนี้จึงน่าจะเป็นประโยชน์ต่อ Dollar General ในด้านการตัดสินใจขยายสาขาใหม่ หรือขยายการลงทุน ซึ่งระบบนี้จะเป็นตัวสนับสนุนที่ช่วยวิเคราะห์ว่าโครงการดังกล่าวนั้น มีความเป็นไปได้หรือไม่ เพียงใด และคุ้มค่าในการลงทุนหรือไม่

Lecture 3 : 22/11/2010

ระบบสารสนเทศสำหรับประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction Processing System : TPS)

ระบบสารสนเทศแบ่งตามลักษณะงานที่สนับสนุน

·        ระบบสารสนเทศสำหรับการจัดการ (Management Information System) เป็นระบบที่ต่อยอดมาจาก TPS

·        ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System)  ระบบที่แยกออกมา เพื่อช่วยสนับสนุนพนักงาน ผู้จัดการในการตัดสินใจ

·        ระบบสนับสนุนผู้บริหาร (Executive Support System) เป็นระบบสำหรับ  CEO,CFO  ซึ่งจะใช้ในแง่การกำหนดกลยุทธ์

·        ระบบอัจฉริยะ (Intelligence System) คือการใช้ระบบคอมพิวเตอร์มาคิดแทนคนในองค์กร

ระบบสารสนเทศสำหรับประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง (TPS) พัฒนาขึ้นครั้งแรกตั้งแต่ช่วงกลางทศวรรษ 1950s ซึ่งเป็นช่วงสงครามโลก จะสังเกตได้ว่าเทคโนโลยีต่างๆนั้น มักกำเนิดมาจากสงคราม   ระบบสารสนเทศสำหรับประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลงจะช่วยในเรื่องของการทำงานที่มีลักษณะการทำงานที่ซ้ำๆกัน (Repetitive) ซึ่งทำหน้าที่ในการรวบรวม และจัดระเบียบรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction)   ระบบนี้เป็นระบบที่สนับสนุนการปฏิบัติงานหลักขององค์กร เอื้ออำนวยให้การปฏิบัติงานประจำสามารถทำได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็ว  เช่น การซื้อวัตถุดิบ การวางบิลลูกค้า การคำนวณเงินเดือน การส่งสินค้าไปยังลูกค้า ฯลฯ  ดังนั้น TPS จึงเป็นระบบที่มีความสำคัญมาก เนื่องจากเปรียบเสมือนศูนย์กลางของการทำธุรกิจ เพราะข้อมูลทุกอย่างที่จะไประบบอื่น จำต้องผ่านระบบนี้ก่อน

Characteristics of Transaction Processing Systems

ü เชื่อถือได้  ระบบต้องสามารถทำงานได้อย่างถาวร 

ü มีความเป็นมาตรฐาน  การใส่ข้อมูลจะต้องมีการกำหนดแน่ชัดว่าต้องใส่ข้อมูลแบบไหน เพื่อไม่ให้ข้อมูลเกิดความผิดพลาดเพราะการอนุญาตให้ระบบใส่ข้อมูลอะไรก็ได้นั้นไม่มีความน่าเชื่อถือ 

ü มีการควบคุมการเข้าถึงระบบ  การเข้าใช้ระบบควรมีการกำจัดเพียงแค่พนักงานบางคนที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงได้เท่านั้น เพื่อป้องกันการเข้าไปแก้ไขข้อมูล แต่อย่างไรก็ตาม คนใช้มักไม่ค่อยมีอำนาจที่จะเปลี่ยนแปลงระบบ มีสิทธิ์แค่บันทึกข้อมูลไปตามที่เกิดขึ้นจริงเท่านั้น

TPS Characteristics

}  มีการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก

}  แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายในและผลที่ได้เพื่อตอบสนองต่อผู้ใช้ภายในองค์การเป็นหลัก

}  กระบวนการประมวลผลข้อมูลมีการดำเนินการเป็นประจำ เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์

}  มีความสามารถในการเก็บฐานข้อมูลจำนวนมาก เพราะต้องเป็นฐานให้แก่ระบบอื่น

}  มีการประมวลผลข้อมูลที่รวดเร็ว เนื่องจากมีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก

}  ความซับซ้อนในการคิดคำนวณมีน้อย  ซึ่งทำเพียงแค่เอาข้อมูลมารวมๆไว้  คิดยอดรวม ค่าเฉลี่ย  แล้วส่งให้ระบบอื่นต่อไป ไม่ต้องวิเคราะอะไรมากมาย

}  มีการรักษาความปลอดภัย ตลอดจนการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลมีความสำคัญเกี่ยวข้องโดยตรงกับ TPS

วงจรของการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง

Data Entry

คือ การบันทึกข้อมูลเป็นขั้นตอนแรกในการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจ  เช่น PoS ในซุปเปอร์มาร์เกตหรือร้านสะดวกซื้อ

Transaction Processing

                แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้

1. Real-time  การประมวลผลแบบนี้เป็นการประมวลผล  Online  เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงขึ้นมาต้องประมวลผลข้อมูลได้ทันที ซึ่งระบบนี้ต้องอาศัย Hardware, Software ที่มีคุณภาพ มีความเร็วสูง จึงอาจต้องใช้เงินลงทุนสูง  ตัวอย่างการประมวลผลแบบ Real-time เช่น การชื้อของบัตรเครดิตออนไลน์

2. Batch  เป็นการประมวลผลแบบที่ไม่จำเป็นต้องออนไลน์  ข้อมูลจะถูกรวบรวมไว้ แล้วทำการประมวลผล ณ เวลาที่กำหนด  เช่น การประมวลผลของแผนก Payroll

Database Updating

คือ  การบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูลและการจัดการกับฐานข้อมูล  ซึ่งสิ่งที่ต้องคำนึงถึง คือ

ü ความถูกต้องของข้อมูล

ü ความเป็นปัจจุบันของข้อมูล  เช่น ระบบจองตั๋วเครื่องบิน, จองโรงแรม ซึ่งหากข้อมูลไม่เป็นปัจจุบันจะยุ่งยาก 

Document and Report Generation

คือ  การออกรายงาน และเอกสารที่เกี่ยวข้อง  เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า เช็คสั่งจ่าย ใบรายการขาย ใบแสดงสถานะของลูกค้า

Inquiry Processing

                ผู้ใช้ต้องสามารถสอบถามระบบได้  เช่น  การร้องขอตรวจสอบยอดคงค้างในบัญชีลูกค้า

ผู้ใช้ระบบประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง

ได้แก่  ผู้ทำงานในระดับปฏิบัติการ (Operation level) , ผู้ควบคุมดูแลระดับล่าง (Low-level Supervisor) และผู้จัดการ

Marketing Information System Application

            การเก็บรวบรวมข้อมูล และ transaction ต่างๆในการดำเนินงานธุรกิจยังมีประโยชน์ในทางด้านการตลาดอีกด้วย  เนื่องจากเราสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาประมวลเพื่อให้องค์กรสามารถทราบได้ว่ากลุ่มลูกค้าเป้าหมายเป็นกลุ่มไหน  มีลักษณะ/พฤติกรรมการใช้จ่าย  การบริโภคสื่ออย่างไร  และบริษัทควรจะต้องทำการโฆษณา ประชาสัมพันธ์อย่างไรเพื่อให้ตรงตามกลุ่มลูกค้า  อันจะนำมาซึ่งกำไรที่เพิ่มขึ้นของบริษัท

e-Procurement 

e-Procurement  คือ กระบวนการจัดหาสินค้าและบริการที่เกิดจากการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้เพื่อปรับปรุงให้กระบวนการทำงานมีการเชื่อมโยงอย่างมีประสิทธิภาพ สะดวก รวดเร็ว และประหยัดต้นทุนค่าใช้จ่ายโดยรวม

                ตัวอย่างบริษัทที่ใช้บริการ e-Procurement  คือ TISCO  ซึ่งเป็นบริษัทที่ประกอบธุรกิจด้านเงินทุน, หลักทรัพย์ และสินเชื่อ โดย user สามารถเข้าไปดูสินค้าในระบบได้ พนักงานมีอิสระที่จะเลือกซื้ออุปกรณเครื่องใช้สำนักงานเองได้  เมื่อพนักงานเลือกสินค้าได้แล้วก็จะทำการ submit หากหัวหน้าแผนก/ผู้จัดการ approve การสั่งซื้อนั้น ระบบก็จะส่งคำสั่งซื้อไปยัง supplier  

                นอกจากนี้ยังมีการนำเสนอเรื่องดังต่อไปนี้

v RFID  คือ ระบบชี้เฉพาะอัตโนมัติแบบไร้สาย ซึ่งเป็นวิธีการระบุเอกลักษณ์วัตถุหรือตัวบุคคลโดยใช้คลื่นความถี่วิทยุ  ซึ่งมีประโยชน์ในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นในด้านการลดค่าใช้จ่ายหรือเพิ่มความรวดเร็วในกระบวนการทำงาน

v Speech Recognition  คือระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่สามารถแปลงเสียงพูด (Audio File) เป็นข้อความตัวอักษร (Text) โดยสามารถแจกแจงคำพูดต่างๆ ที่มนุษย์สามารถพูดใส่ไมโครโฟน โทรศัพท์หรืออุปกรณ์อื่นๆ และเข้าใจคำศัพท์ทุกคำอย่างถูกต้องเกือบ 100%  ในต่างประเทศ  Application ที่นำเทคโนโลยีนี้ไปใช้กันอย่างค่อนข้างแพร่หลาย ได้แก่ โทรศัพท์ตอบรับอัตโนมัติ เช่น จองตั๋วเครื่องบิน สอบถามรอบฉายภาพยนตร์ หรือการสั่งการอุปกรณ์ไฟฟ้าต่างๆด้วยเสียง

v Virtualization  เทคโนโลยี Virtualization เป็นเทคโนโลยีที่สามารถทำให้เครื่องแม่ข่าย (Server) หนึ่งเครื่อง สามารถมีระบบปฎิบัติการ (Operating System : OS) หรือระบบเสมือน (Virtual System) อยู่ภายในได้มากกว่าหนึ่งระบบ

v Information technology in Forensics Accounting  กล่าวถึงการนำระบบสารสนเทศเข้ามาใช้ในการตรวจสอบหรือสืบสวนการทำงานทางด้านบัญชีภายในองค์กร

      ·        ระบบประมวลผลรายการการเปลี่ยนแปลง (Transaction Processing System) เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง หรือมี transaction เกิดขึ้น องค์กรก็ต้องบันทึกไว้ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ต่อไป